A Gaiurb é a empresa municipal que gere o urbanismo e a habitação no concelho de Vila Nova de Gaia, no distrito do Porto.

De acordo com dados enviados à agência Lusa, em causa está a redução do tempo de intervenção da Gaiurb num processo de licenciamento, tendo sido calculado que antes esta empresa demorava, em média, 176 dias a dar resposta, enquanto agora demora 121 dias.

Esta redução do tempo de reposta começou a surtir efeito no último trimestre de 2019, estabelecendo-se entre os 31%, quando em causa está o tempo de intervenção da Gaiurb num processo de licenciamento.

Em 2018 a Gaiurb estabeleceu uma parceria com o Kaizen Institute com o objetivo de implementar soluções de otimização de processos para melhoria da capacidade de resposta aos pedidos.

Este projeto, liderado internamente pela diretora da Direção Municipal de Urbanismo e Ambiente (DMUA), Luísa Aparício, esteve em fase de desenho entre setembro e dezembro de 2018, tendo sido implementado a partir de janeiro de 2019.

"As soluções desenhadas permitiram atingir tempos de resposta dentro dos objetivos definidos e concluir que o tempo de permanência do processo na área de responsabilidade do urbanismo é, apenas, 34% do tempo total do processo", referem os dados enviados à Lusa.

A Gaiurb descreve ainda que "o exercício de melhoria incidiu numa detalhada análise de dados, na identificação de oportunidades de melhoria e no desenho de soluções a implementar nos processos e nas equipas afetas aos pedidos de licenciamento".

Já as melhorias implementadas passaram pela reengenharia dos processos, eliminação de tarefas sem valor acrescentado, otimização e digitalização de tarefas, entre outros aspetos.

Em jeito de exemplo sobre tarefas que foram eliminadas, estão ações administrativas que eram feitas em duplicado, situações que eram geradas por vários fatores, nomeadamente pela entrega faseada das especialidades.

"O requerente enviava os processos de especialidades de forma faseada, gerando retrabalho na apreciação feita pela Gaiurb, que teria de ser reiniciada a cada entrega para que os parâmetros comuns a várias especialidades fossem verificados. Foi criado e comunicado um método de trabalho em que as especialidades são entregues na totalidade, sendo apreciadas de uma vez só, permitindo poupar tempo aos técnicos", é explicado na informação enviada à Lusa.

Outro exemplo prende-se com a tramitação digital, prática introduzida recentemente e que permite que os processos fluam por meios digitais, evitando-se o tempo de espera pelas capas físicas.

"A enorme pressão a que a área do urbanismo está sujeita carecia de uma análise funcional que permitisse identificar oportunidades de melhoria e aplicar novos métodos para aumentar a eficácia e motivar as equipas. O envolvimento das equipas e a disponibilidade para corrigir falhas e melhorar processos foi notável (...). O nosso maior objetivo é aumentar a qualidade de resposta para o exterior, motivando mais confiança, mais eficácia e, obviamente, maior satisfação", considerou o presidente do conselho de administração da Gaiurb, António Miguel Castro.

Já Nuno Pestana de Vasconcelos, do Kaizen Institute, descreveu que foi elaborado "um conjunto de indicadores capaz de orientar a equipa à melhoria da sua performance e dos seus resultados", considerando que este foi "um grande desafio uma vez que é uma atividade muito importante na área de atuação do setor autárquico".